秘書長職務與責任

一、秘書長應於每個月與當屆會長協調舉辦餐會日期、地點，如果會長願意決定，則由會長決定，如果會長授權處理，則應負責找餐廳、決定日期後向會長報備。並於餐會舉辦七天前、前兩天、當天以簡訊傳聚餐通告，簡訊費用由會長自行負擔。並由秘書長統籌幹部劃分區域以電話通知，電話費由幹部自行負擔。

二、秘書長應於平時接受入會，收取入會費及會員照片，編排會刊，核對參與情形，依實際參加人數印製會刊，在餐會舉辦同時發行。

三、第37屆會刊印製廠商為台中西區美村路一段74號 ，連絡人：林美華 ， 手機：0982-201-733，電話：(04)2320-5733  傳真：(04)2329-1267    E-mail：[email protected]印刷費用由餐費支付。

四、如舊會員名單被除名後再出席，應於出席後下次之會刊恢復會員資格，將相片檔案資料重新編入會刊。

創辦人、顧問、立法委員、前會長、縣市議員不能除名。

五、秘書處應於開會之前整理【會員名牌】，製作【聚餐報到表】統計出席情形、【台中山田餐會紅布條】上寫【台中山田聯誼會第○次餐會】。

六、餐會之前應選派工作人員兩名負責收取餐費，發給會員名牌、贈閱會刊，引導座位，工作人員要比會員先到，餐會中如有會員陸續到場，工作人員應趨前收費及引導。會員及來賓如在八道菜之後到場，則免收費。餐會結束，應向會員收回【會員名牌】。

七、餐會結束，秘書長應與會長結算該次及平日收取之入會費及餐費，由會長與餐廳結帳，或由秘書長與餐廳結帳之後再與會長會帳。每月餐會後財務歸零。

八、會長交接日期為新任會長第一次餐會舉行，秘書長應依新任會長旨意擴大辦理交接典禮。

工作人員(幹部)職務及責任

一、每次餐會負責接待及引導會員進入會場。

二、負責活動主持人協調工作，或客串主持人。

三、與秘書長配合工作或建議改進。

四、每次會長交接時應由該屆卸任會長負責製作五尺木匾贈送給新任會長，費用由當屆副會長、秘書長、副秘書長、聯誼委員各付600元，不足部份由當屆會長負擔。費用該屆卸任會長負責收取及支付

五、木匾內容：前聯寫【台中山田聯誼會第○○屆會長○會長○○兄惠存】中間大字【山田會長】後聯落款【創辦人：○○○會長：○○○  副會長：○○○  秘書長：○○○  副秘書長：○○○  督導：○○○  聯誼委員：○○○  顧問：立法委員、知名人士、歷屆會長之所有名字敬贈】

六、所有人員包括創辦人、創會召集人、歷屆會長、副會長、秘書長、財務長、副秘書長全部必須繳納餐費。免繳餐費者只有顧問。